Information till redaktörer #2

Nu är det bestämt – 10 juni går vi över till den nya webben! Steg 1 (migrering) är nu avklarat och vi går vidare till steg 2.

Steg 2 – 1 juni

Nu på måndag börjar kommunikationsavdelningen att se över och rätta till så mycket som hinns med fram till den 10 juni.

Publicerad webb: EPi6 (gamla webben)

Du som redaktör: Se till att gå så mycket av webbutbildningen som möjligt. Det är ett bra sätt att bekanta sig med gränssnittet.

Steg 3 – 10 juni

Vi byter webb. Alla redaktörer kommer släppas på den nya webben den 8 juni. Vi är medvetna om att det är kort om tid mellan att majoriteten av redaktörer släpps in och webben publiceras. Det blir tyvärr så eftersom leveransen från webbutvecklingsbyrån är försenad med nästan en månad och vi vill ha webben publicerad innan semestrarna. Webben behöver inte vara perfekt till den 10 juni. Du kommer ha tillgång till den gamla webben fram till hösten. Det kommer över sommaren att ligga ett meddelande på alla sidor på webben som gör det tydligt att det pågår ett arbete.

Publicerad webb: EPi11 (nya webben)

Du som redaktör: Se över dina sidor inför hösten. Du kommer att få ett mail den 8 juni med allt du behöver för att kunna logga in och börja arbeta i nya webben.

FAQ – jobba i Episerver 11

Mail om att någon har svarat på en enkät eller bekräftelsemail till den som svarat på formuläret

Jag vill att min kollega ska få ett mail när någon skickar in in ett svar på vårat formulär? Hur gör jag då?
Börja med att gå in i formulärbehållaren och klicka på ”Inställningar”:

Därefter klickar du på plus-tecknet under ”Skicka e-post efter formuläret skickats” och fyller i de adresser och vad som ska skickas till vem. Ange noreply@hb.se som avsändare för denna typ av bekräftelsemail. Mottagare är den som ska få notifieringen. Fyll i en standardtext som meddelande. Tänk på att här är det bra att inte lägga med postat formulärsdata av GDPR-skäl.


Men jag vill skicka ett bekräftelsemail också, hur gör jag då?
Vill du att det ska gå ett bekräftelsemail till den e-post-adress som svararen har angivit gör du likadant, men i till-kolumnen ska det istället stå #E-post# Du väljer att hämta e-postadressen från det som svararen angett i e-postfältet genom att klicka på ”Infoga platshållare” och välja ditt e-postfält där. I det här fallet heter det fäletet ”E-post”.

Läsa formulärdata och exportera till Excel
Förutsatt att du har rättigheter och inte lagt formuläret i fel mapp i mappstrukturen kan du läsa och exportera data i formulär. Vi har tagit fram en lathund: Epi lathund – data från formulär till Excel (pdf)

Formulärdata på svenska och engelska
För formulär som finns både på svenska och engelska kommer datat att lagras för respektive språk. Det vill säga att data postat till det svenska formuläret återfinns i det svenska formuläret och data postat till det engelska formuläret lagras i det engelska formuläret.

Döp om migrerade id:n till något begripligt
När du jobbar med innehållet på en sida i Episerver 11 kan det hända att du stöter på namn på block och liknande som ser ut ungefär som i bilden nedan. 

Dessa namn kommer från migreringen från Episerver 6 till Episerver 11. Se till att döpa om block som ser ut såhär till något mer beskrivande så fort du stöter på det på en sida som du arbetar med!  

Bilder – format/proportioner
I EPi11 så använder vi oss av ration (16:9/16:5) istället för pixlar. Verktyget klarar själv av att skala bilderna. Det innebär i sin tur att vi vill ha bilder av så hög kvalitet som möjligt.

De allra flesta bilder på webben har ett format på 16:9. Bilder i brödtext har ett ratio på 16:9. Det är endast karusellbilder som ska ha det smalare formatet 16:5.

  • 16:9 innebär absolut minst 1440×810 px
  • 16:5 innebär absolut minst 1440×450 px bred

För att croppa med 16:5-format:
Välj beskärningsverktyget i Photoshop och se till att Ratio är 16:5.

Du kan spara det här formatet (16:5) som en Preset. (16:9 finns redan som förval.)

Följande dokumet beskriver vilka format/proportioner som gäller för bilder i Episerver 11: Guidelines – Bildformat Episerver 11(pdf)

Information till redaktörer #1

Nu går vi in i migreringsveckan och nu kommer det att hända saker på webben som påverkar dig som redaktör! Här kommer information om vad som händer framöver, steg för steg.

Steg 1

På onsdag 20 maj kör vi ett script som flyttar publicerat och opublicerat material från den gamla webben till den nya. Efter det kommer den nuvarande webben (Epi6) fortfarande vara publicerad och användas. Under tiden kommer de sista bitarna att komma på plats i det nya och systemet förbereds med innehåll på sektionsytor och liknande. Kortfattat kan man säga att det som följer med i migreringen är redaktionellt innehåll som inte ligger i layout-block. Läs mer om detta och andra vanliga frågor i vår FAQ: https://webbredaktionen.hb.se/faq/

Publicerad webb: EPi6 (gamla webben)

Du som redaktör: Gör så få ändringar som möjligt efter 19 maj klockan 16:00. Kan du skjuta på dina ändringar så gör det. Du måste själv hålla koll vilka ändringar du gjort i EPi6 som du sen (i steg 2) även måste göra i EPi11.

Steg 2

Vår bedömning är att detta steg kommer att påbörjas den 1 juni men detta kan komma att ändras. I detta steg släpps alla redaktörer in i nya webben (EPi11). Vi har nu två system vi behöver arbeta parallellt i under en tid, innan det nödvändigaste är på plats och vi går över helt till den nya webben.

Publicerad webb: EPi6 (gamla webben)

Du som redaktör: Du kommer att få ett mejl med en inloggningslänk och kan nu gå in och själv börja redigera i nya webben (EPi11). Tänk på att du i detta steg måste göra alla ändringar i både EPi6 och EPi11, eftersom det fortfarande är EPi6 som är publicerad! Glöm inte heller att de eventuella ändringar du gjort i EPi6 under steg 1 nu också måste göras i EPi11.

Steg 3

Vi siktar på att helt gå över till EPi11 senast innan midsommar. Vi återkommer med information om detta.

Publicerad webb: EPi11 (nya webben)

Du som redaktör: Från och med detta steg är det endast EPi11 som används och du gör alla dina ändringar i detta system.

Förtydliganden angående utbildningen i EPiserver 11
Använd ditt vanliga inlogg för att logga in i utbildningsmiljön (vår stagemiljö som den också kallas). Länken som du får i utbildningarna är en direktlänk till utbildningsmiljön/stagemiljön. I utbildningsmiljön är det för övrigt helt ofarligt att testa lite vad man vill under utbildningens gång. Detta är endast en testversion av vår webb. Sunt förnuft gäller dock då det är vår gemensamma testmiljö där vi alla arbetar tillsammans. Vi har tillgång till utbildningen i fem månader till, så du kan gå tillbaka och läsa på om något känns oklart under arbetets gång.

Statusuppdatering för webbprojektet, 28 april

Projektet är försenat. Leverans från Consid kommer att ske den 20 maj istället för den 15 april som var planerat. Anledningen är att Consid har underskattat mängden arbete i kombination med resursbrist och sjukskrivningar. Det är tråkigt men det är ett sätt att säkerställa att leveransen håller en god kvalitet från början istället för att leverera en undermålig produkt och rätta till i efterhand. Förseningen påverkar inte det övriga arbetet med webbprojektet.

De som är redaktörer i nuvarande installation av EPiserver har fått ett mail om en onlineutbildning i EPiserver 11 som behövs för att få behålla sina redaktörsrättigheter. Utbildningen beräknas ta 3-5 timmar och tiden går att disponera fritt. I samband med utbildningen finns också ett antal coachningstillfällen via Zoom om totalt 6 timmar för att ställa frågor och få stöttning. Dessa kommer att vara schemalagda och fördelade på ett antal tider under våren.

FAQ – byte från Epi6 till Epi11

Uppdaterad 2020-05-15

När byter vi?
Vi byter den 10 juni. Högskolan får leverans från Consid den 20 maj. I samband med det körs migreringsscriptet. På måndagen den 25 maj kommer vi i webbprojektet att se över vad som fungerat och inte, se till så topp-nivåerna stämmer och börja ställa in rättigheter. Om allt går som det ska kan vi släppa på de första redaktörerna redan den 1 juni för att därefter släppa på efterhand.

Vad behöver jag som redaktör göra?
Du behöver se till att du från den 19 maj klockan 16:00 publicerar så lite som möjligt i EPi6 för att undvika dubbelarbete. Allt som skapas i EPi6 efter den 19 maj måste göras om manuellt i EPi11 när du får tillgång till den skarpa miljön. Utöver det så behöver du bara vänta på ett mail med en inloggningslänk som säger att nu går det bra att börja jobba parrallelt i bägge systemen för att därefter vänta på ett mail som säger att nu byter vi helt till EPi11.

Vad kommer migreras?
Innehåll från redaktionella sidor migreras över till Epi 11. Vi kommer inte att kunna migrera innehåll som ligger i layoutblock (de lila blocken i EPi6). Den typen av ytor behöver alltså populeras (skapas upp) på nytt i skarpa EPi11-mljön. Mappstrukturen med filer/bilder kommer att migreras över.

Men allting kommer behöva ses över och trimmas in.

Vad händer med alla webb-ärenden i EPi6 som jag inte kan lösa själv?
Under den här perioden kommer vi ha svårt att hjälpa till i alla ärenden i EPi6. Allt fokus kommer ligga på att genomföra populering och uppsättning av det nya systemet så snabbt och smidigt som möjligt.

Vad kommer förändras?
Framför allt är det webbens ”baksida” som påverkas. I grund och botten är det en uppdatering/byte av publiceringsverktyg. Men eftersom gapet mellan versionerna är så stort behandlar vi uppgraderingen som ett byte av system. Vi kommer få nya och förbättrade funktioner samtidigt som webben kommer bli mer lättarbetad – med färre sidtyper och block bland annat.

Designen på webben kommer att ändras något, men struktur och upplägg kommer vara detsamma. Menyerna och navigeringen kommer att förändras och bli en så kallad hamburgermeny istället för dagens upplägg.

Kommer sökfunktionen göras om?
Vi får en helt ny sökmotor – Epifind. Sökupplevelsen kommer att förbättras och vi kommer ha större möjlighet att påverka sökets funktioner och de resultat som visas. Detta kräver dock intrimning och kommer vara ett ständigt pågående arbete. Det ska också tilläggas att vår sökfunktion aldrig kommer kunna konkurrera med Google eller liknande, men vi kommer ha en sökmotor som är mer kraftfull än det vi har idag.

När är det klart?
HB får leverans från webbutvecklingsbyrån Consid 20 maj –  därefter börjar ett arbete av anpassningar, vidare utveckling av det som ännu inte är klart samt flytt och rens. Lansering sker före sommaren.

Hur kommer jag åt Epi11?
Du kommer att logga in i Episerver på samma sätt som tidigare. Under perioden då båda systemen är tillgängliga kommer du ha en annan länk för Epi11.

Kommer jag få en utbildning i Epi11?
Ja, om du sedan tidigare är redaktör i Epi6 kommer du att ha möjlighet att fortsätta vara redaktör på webben. Du behöver gå en utbildning i Epi11 för att behålla dina rättigheter. Den kommer att ges under våren och anordnas av företaget 7minds. Det är en online-utbildning. Mer information kommer direkt till dig som är redaktör.

Blir det stor skillnad för mig som redaktör?
Ja. Epi11 är ett helt nytt verktyg. I början kan det därför kännas ovant, men när du väl vant dig så är gränssnittet mer intuitivt än dagens lösning. Det är mer modernt och anpassat efter dagens förutsättningar.